Der richtige Ton macht‘s! Höfliche & zeitgemäße Formulierungen für Geschäftsbriefe
Das Formulieren von geschäftlicher Korrespondenz ist ein wahrer Balanceakt. Formelle Schreiben sind zwar meist gleich aufgebaut, dennoch ist eine respektvolle Kommunikation je nach Anlass des Schreibens nicht immer leicht. Lesen Sie hier, wie Sie Geschäftsbriefe, E-Mails oder Karten höflich und zeitgemäß formulieren. Außerdem haben wir eine praktische Checkliste für geschäftliche Anschreiben erstellt – einfach herunterladen und ausdrucken!
Das erwartet Sie in diesem Artikel:
- Tipps zum Formulieren von Geschäftsbriefen
- Brief oder E-Mail? Besonderheiten je nach Medium
- No-Gos bei der Formulierung von Geschäftsbriefen
- How-To: 3 Mustertexte zum Formulieren von Geschäftsbriefen
- Checkliste: Die wichtigsten Aspekte auf einen Blick
Tipps zum Formulieren von Geschäftsbriefen
Ob Brief, E-Mail oder Postkarte – das Medium Ihrer geschäftlichen Korrespondenz erfordert jeweils eine eigene Vorgehensweise. Mit einem Brief sind ganz andere Erwartungen verbunden als mit einer E-Mail. Dennoch gibt es grundsätzliche Regeln zu Anrede, Stil und Formulierungen, die in allen Geschäftsbriefen unabhängig vom Medium gelten.
Stil: Generelle Regeln für geschäftliche Anschreiben
Formulieren Sie Geschäftsbriefe stets sachlich und kundenorientiert. Entsprechend sollten Sie den Lesenden direkt ansprechen. So fühlt er sich als Mittelpunkt der Korrespondenz, was insbesondere von Kunden positiv aufgenommen wird. „Sie“-Formulierungen eignen sich besser als Formulierungen aus der Ich- oder Wir-Perspektive. Diese wirken schnell bevormundend, insbesondere wenn es darum geht, Entscheidungen mitzuteilen. Formulieren Sie den Geschäftsbrief stellvertretend für das Unternehmen, ist die Wir-Form zwar sinnvoll, sollte aber dennoch nur begrenzt verwendet werden.
Tipps für Ihre Geschäftsbrief-Formulierungen:
- Sätze übersichtlich gestalten: Schachtelsätze erschweren das Verständnis – ersetzen Sie sie durch eigenständige Sätze.
- Aktive Formulierungen wirken deutlich dynamischer und persönlicher als passive.
- Formulieren Sie eine direkte Aussage, statt den Konjunktiv zu verwenden; das wirkt verbindlich und selbstbewusst.
- Phrasen blähen das Schreiben unnötig auf; stattdessen sollten Sie kurze und präzise Formulierungen wählen. Leser sind meist dankbar für prägnante Schreiben, die ihren Inhalt auf den Punkt bringen. Zudem erwecken klare Formulierungen in Geschäftsbriefen einen ehrlichen und persönlichen Eindruck.
- Regelmäßige Absätze machen einen Text vom Gesamtbild her leichter zugänglich und ermöglichen eine thematische Gliederung, die der Leser einfach erfassen kann.
Anrede: Der erste Eindruck zählt
Die Anrede fällt ins Auge, noch bevor sich Ihre Kunden oder Geschäftspartner mit dem Inhalt des Schreibens befassen. Hier gilt es vor allem, Fettnäpfchen zu vermeiden: vom Tippfehler im Namen bis hin zur unangemessenen Wortwahl. Ganz klassisch ist die Anrede „Sehr geehrte Frau/Herr [Name]“. Damit gehen Sie in den meisten Fällen auf Nummer sicher.
Für den Fall, dass mehrere Personen angesprochen werden sollen, ist die Reihenfolge klar festgelegt:
Frauen werden bei gleicher Position zuerst angesprochen. Ansonsten gilt, dass Vorgesetzte und höher gestellte Personen am Anfang genannt werden. Akademische Titel gehören ebenfalls in die Ansprache und zwar von der Wertigkeit vom höchsten zum niedrigsten Titel. Magister-, Bachelor- oder Mastertitel werden allerdings nicht genannt und auch Diplomtitel werden in der Regel nicht verwendet, sofern der Empfänger keinen besonderen Wert darauf legt.
Entsprechend: „Sehr geehrter Herr Prof. Dr. Mustermann, …“
Wenn schon länger Kontakt besteht, muss die Anrede nicht mehr so förmlich ausfallen. Beispiele für Ihre Geschäftskorrespondenz sind:
- „Guten Tag Frau/Herr …“
- „Guten Morgen Frau/Herr …“
- „Liebe/r Frau/Herr …“
Tipp: In unserem Beitrag „Die Anrede in Geschäftspost: Briefe, Karten & E-Mails richtig formulieren“ erfahren Sie alles, was Sie zur richtigen Anrede im geschäftlichen Kontext wissen müssen.
Insbesondere wenn nur schriftlicher Kontakt bestand, sollten Sie Anrede und Grußformel eher zurückhaltend formulieren.
Aufbau: Das gehört in ein geschäftliches Anschreiben
Das Format geschäftlicher Anschreiben ist immer gleich und nach DIN-Norm 5008 geregelt. Ausführliche Informationen zu den Regeln geben wir Ihnen in unserem Beitrag zum Aufbau von Geschäftsbriefen. Hier nur eine kurze Zusammenfassung, wie sich geschäftliche Anschreiben zusammensetzen:
- Im Briefkopf stehen die Absender-Daten wie Namen, Anschrift, aber auch weitere Informationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website.
- Die Empfänger-Anschrift gliedert sich wie folgt:
Firma
Anrede Vorname Name
Zusätze wie Etage/ Abteilung
Straße und Hausnummer/ Postfach
PLZ und Ort
- Falls der Brief außerhalb Deutschlands versendet wird, muss auch das Bestimmungsland genannt werden.
- Das Datum wird rechts am Seitenrand unterhalb des Empfänger-Namens platziert.
- Der Bezugszeichenblog ist oberhalb der Betreffzeile positioniert und enthält den Namen des Ansprechpartners mit Kontaktdaten, Datum und persönlichem Zeichen.
- In der Betreffzeile sollten Thema, beziehungsweise Grund des Anschreibens möglichst kurz und treffend genannt werden. Darauf folgt die Anrede.
- Der Text selbst sollte in einer gut lesbaren Schriftart gedruckt werden und die Schriftgröße elf nicht unterschreiten. Briefe werden entweder linksbündig oder im Blocksatz formatiert.
- Schließen Sie den Geschäftsbrief mit der Formulierung einer geeigneten Grußformel ab und setzen Sie darunter die vorgedruckte und handschriftliche Unterschrift.
- Optional folgen Postskriptum oder Anlagenvermerk am Ende des Schreibens.
Bei formellen Schreiben gelten bestimmte Schreib- und Gestaltungsregeln.
Das Formulieren negativer Nachrichten
Auch wenn Sie negative Nachrichten überbringen müssen, sollte der Tenor Ihres Textes positiv formuliert sein. Verwenden Sie negative Signalwörter wie „kein/e“, „leider“ oder „nicht“ sowie verneinende Satzkonstruktionen in Maßen. Tipp: Eine alternative Formulierung für „leider“, die sich für Geschäftsbriefe eignet, ist „zu unserem Bedauern“.
Wenn möglich, sollte unmittelbar nach dem negativen Fakt ein positiver Lösungsvorschlag platziert werden.
- Bei einer Reklamation kann beispielsweise ein Ersatz in Aussicht gestellt werden. Zudem sollten soweit möglich die Gründe für die Situation mitgeliefert werden. So kann der Empfänger Entscheidungen nachvollziehen und ist eher gewillt, der Situation Verständnis entgegenzubringen. Hier ein Beispiel: „Wir bedauern, dass Sie mit der gelieferten Ware nicht zufrieden sind. Umgehend erhalten Sie eine Ersatzlieferung. Die Abweichung beruht auf einer technischen Störung im Lager, die inzwischen behoben ist.“
- Handelt es sich um die Absage eines Treffens, sollte sie so formuliert werden, dass weiterer Kontakt nach wie vor offengehalten wird. Am besten schlagen Sie gleich einen alternativen Termin vor oder stellen eine anderweitige Gelegenheit in Aussicht: „Der geplante Termin am [Datum] kann leider nicht wie geplant stattfinden. Bitte lassen Sie uns gemeinsam einen passenden Ersatztermin finden – beispielsweise am [neuer Vorschlag].“
- Bei einer Mahnung müssen Sie nicht gleich mit juristischen Konsequenzen drohen. Besser geeignet sind Formulierungen, die den Empfänger an seine Verpflichtungen erinnern, ohne ihm böswillige Absichten zu unterstellen. Etwa „Vielleicht haben Sie unsere Rechnung vom xx.xx. übersehen?“. Insbesondere, wenn die erste Zahlungserinnerung an sonst zuverlässige Kunden versendet wird, erzielt eine freundliche Formulierung oftmals die bessere Wirkung.
Negative Nachrichten sollten mit einem positiven Einstieg verknüpft werden. Danken Sie zum Beispiel für die bisherige Zusammenarbeit oder das Interesse am Produkt. Auch eine Entschuldigung ist in einigen Fällen angebracht. Diese Formulierungen sollten allerdings möglichst nicht floskelhaft wirken, sondern dem Gegenüber aufrichtige Wertschätzung vermitteln.
Brief oder E-Mail? Besonderheiten je nach Medium
Ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation findet schriftlich statt. Nonverbale Zeichen wie Gesten oder Tonlage fallen weg – entsprechend gilt es, den Geschäftsbrief möglichst eindeutig zu formulieren. Beachten Sie, dass die Kommunikation nicht in jedem Medium gleich ist. Die wichtigsten Unterschiede haben wir für Sie zusammengestellt.
An eine E-Mail sind andere Erwartungen geknüpft als an einen Brief. Auch hier gilt: Formulieren Sie sie förmlich und höflich.
In Zeiten von E-Mail und Messengern, die einen schnellen Austausch ermöglichen, haben sich die Erwartungen an die Kommunikation insbesondere über diese Medien verändert. Bei E-Mails wird eine schnelle Reaktion erwartet und häufig werden mehr E-Mails ausgetauscht als eigentlich notwendig. In Postfächern sammelt sich eine wahre Flut an Nachrichten. Daher gilt bei der Kommunikation via E-Mail mehr noch als beim Brief: Kommen Sie dem Empfänger möglichst entgegen.
Gut zu wissen: Seit 2007 müssen nicht nur im postalischen Schriftverkehr, sondern auch im elektronischen alle Angaben zum Betrieb angegeben sein. Wird das versäumt, kann dies mit einem Bußgeld geahndet werden. Dazu gehören: Adresse, Geschäftsführer, Ort der Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht, Handelsregister-Nummer.
Obwohl E-Mail-Kommunikation dazu einlädt, sie schnell abzuwickeln, sollten Absender dennoch auf sorgfältige und respektvolle Formulierungen achten:
Eine Anrede sollte schon der Höflichkeit wegen nicht fehlen. Hier gelten die bereits oben genannten Regeln. Die Formulierung ist höflich-distanziert und sachlich. Smileys sind in geschäftlichen Schreiben unangebracht und sollten keinesfalls verwendet werden. Auch auf übermäßige Gestaltung des Schriftbildes verzichten Sie besser, ebenso wie auf das Einfügen von Bildern, die nicht essentiell für die Kommunikation sind. Ausnahme: Haben Sie eine gute und langjährige Beziehung zum Empfänger, können Sie in den geschäftlichen Mails einen lockereren Ton anschlagen.
Brief
Briefe sind ein haptisches Kommunikationsmittel. Entsprechend vermittelt auch das verwendete Papier eine Aussage über das Absender-Unternehmen.
Der Druck sollte entsprechend hochwertig ausfallen. Ein verschwommenes Schriftbild ist nicht nur schwer lesbar, es vermittelt auch den Eindruck von wenig Sorgfalt und Wertschätzung gegenüber dem Empfänger. Insbesondere Anwaltskanzleien, Banken und Versicherungen sollten hochwertiges Papier für ihre Geschäftskorrespondenz wählen. Umweltpapier kann gern genutzt werden, allerdings sollte es dennoch einen qualitativ guten Eindruck hinterlassen und nicht zu grau sein.
Ihre Geschäftspartner freuen sich über sorgfältig gestaltete und gut lesbare Briefe.
Glückwunschkarte
Zu Anlässen wie dem Geburtstag oder einem Jubiläum können auch im Rahmen einer Geschäftsbeziehung Glückwunschkarten versendet werden. Glückwunsche sollten in der Geschäftswelt zwar mit einer persönlichen Note, aber dennoch mit der gebotenen Distanz und Höflichkeit überbracht werden. Unangebracht sind beispielsweise schrille Karten oder solche mit übertrieben witzigen Sprüchen. Angemessene Geburtstagswünsche für Ihre Kunden und Geschäftspartner finden Sie in unserem Magazin.
Wie auch beim Geschäftsbrief gilt: Das verwendete Papier ist das Aushängeschild der Nachricht. Entsprechend sollten Sie möglichst hochwertiges Papier für Karte und Umschlag verwenden. Wenn die Glückwünsche maschinell gedruckt sind, fügen Sie handschriftlich eine Unterschrift hinzu, um dem Schreiben eine persönliche Note zu verleihen. Zudem drückt eine selbst unterschriebene Karte die Wertschätzung deutlich besser aus. Falls Sie einen längeren Text für Ihre Glückwünsche verfassen möchten, eignet sich Briefpapier als Alternative zur Karte.
Lese-Tipp: Sie möchten Ihren Kunden „danke“ sagen? Mit unseren Vorlagen formulieren Sie mühelos Dankschreiben an Ihren Kunden.
No-Gos bei der Formulierung von Geschäftsbriefen
Viele Fallstricke in der Geschäftskommunikation sind im Laufe des Textes schon genannt worden, doch einige Fehler sind so gewichtig, dass sie die weitere Kommunikation nachhaltig beeinträchtigen können. Die wichtigsten Punkte fassen wir in der Grafik zusammen:
How-To: 3 Mustertexte zum Formulieren von Geschäftsbriefen
Die nachfolgenden Mustertexte helfen Ihnen beim Formulieren von Geschäftsbriefen. Bei jedem Geschäftspartner müssen Sie natürlich individuell abwägen, welche Ansprache angebracht ist, wie die Grüße formuliert werden und wie das Ziel des Schreibens am besten präsentiert wird.
Beispiel für geschäftliche E-Mail
Ein Beispiel für eine kurze, höfliche Absage per E-Mail:
Beispiel für die Formulierung eines Geschäftsbriefs
Geschäftsbriefe müssen nach der Norm DIN 5008 verfasst werden. Diese beinhaltet auch spezifische Angaben dazu, wie viele Absätze zwischen welche Abschnitte gesetzt werden müssen. Im nachfolgenden Beispiel finden Sie nicht nur mögliche Formulierungen für Ihren Geschäftsbrief. Zusätzlich haben wir die Absätze mit einem leeren Kreis gekennzeichnet.
Glückwunschkarte
Glückwunschkarten sind ein Balance-Akt zwischen geschäftlicher Distanziertheit und persönlicher Annäherung. Formulierungen sollten daher nicht zu überschwänglich gewählt werden. Mit der Gestaltung der Karte darf durchaus etwas variiert werden, solange das Design nicht zu verspielt wird. Ein schöner Einstieg ist beispielsweise auch ein Zitat eines bekannten Dichters.
Checkliste: Die wichtigsten Aspekte auf einen Blick
An jedes geschäftliche Schreiben sollten Sie besonderer Sorgfalt herangehen. Höflichkeit ist das oberste Gebot, auch im Falle einer Mahnung oder Kritik. Auf angestaubte Formulierungen mit unnötigen Schnörkeln verzichten Sie besser; sie lenken zu sehr vom Wesentlichen ab.
Nutzen Sie diese Checkliste, um Ihr geschäftliches Anschreiben auf die gängigsten Fallstricke hin zu überprüfen.
Unsere kostenlose Checkliste fasst alle wichtigen Punkte zur Geschäftskorrespondenz für Sie zusammen.
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