Firmenweihnachtsfeier planen: Checkliste & Ideen für Ihr Event zum Jahresende

„Lasst uns froh und munter sein“: Gibt es ein passenderes Motto für die Firmenweihnachtsfeier? Damit Sie ein stimmungsvolles Event feiern können, haben wir für Sie alle wichtigen Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Planung Ihrer Firmenweihnachtsfeier beachten sollten: von Zeitplanung und Budget, über Location und Einladungen bis hin zu festlichen Programm-Ideen und der richtigen Deko.

Firmenweihnachtsfeier planen: Unsere Checkliste für Ihr Weihnachtsevent

Mit dem Thema Planung steht und fällt Ihr Event. Damit Sie alles richtig machen und Ihre Firmenweihnachtsfeier zu einem vollen Erfolg wird, haben wir eine Checkliste für Ihre Planung erstellt. Mit nur neun einfachen Schritten können Sie die erforderlichen To-dos nicht nur leichter und in der richtigen Reihenfolge angehen, sondern Sie behalten auch den Überblick über Budget und wichtige Fristen. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, worauf Sie bei den einzelnen Punkten achten sollten.

Damit Sie besser einschätzen können, wie viel Zeit und Budget Sie für die einzelnen Schritte einplanen sollten, finden Sie zu jedem Thema die Angaben „Kostenaufwand“ und „Dauer“. Sie geben Ihnen einen Richtwert dazu, wo Sie mit einem hohen oder niedrigen Aufwand rechnen müssen.

3–4 Monate vorher

Zwischen August und September sollten Sie sich um die wichtigsten Grundlagen für Ihre Firmenweihnachtsfeier kümmern. Das betrifft insbesondere die Bereiche Budget, Teilnehmer, Location und Termin. Normalerweise reicht es, wenn Sie ab September mit der Planung beginnen. Wenn Sie aber besondere Ansprüche haben (zum Beispiel ein sehr großes Event oder eine besondere Location, die Sie unbedingt buchen möchten), sollten Sie früher anfangen, zu planen.

Schritt 1: Das Budget definieren

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Am Anfang jeder Event-Planung steht immer die Frage des Budgets. Denn davon hängt Ihre restliche Organisation ab: wie viele Gäste Sie einladen können, wie groß das Büffet wird und welche Location infrage kommt.

Deshalb sollten Sie sich nicht nur möglichst genau überlegen, wie viel Budget Sie ausgeben wollen, sondern auch wie viel Sie ausgeben können. Denn eine Weihnachtsfeier können Sie – wie zum Beispiel Geschäftsessen auch – von der Steuer absetzen. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist aber, dass das Budget pro Kopf 110 Euro nicht übersteigt. Das betrifft alle Beteiligten, auch Ehepartner oder andere Familienangehörige. Wenn Sie nach weiteren Tipps zur steuerlichen Behandlung Ihrer Firmenweihnachtsfeier suchen, werden Sie hier fündig.

Das heißt für Sie: Ermitteln Sie zuallererst, mit welcher Summe Sie für Ihre Firmenweihnachtsfeier rechnen können. Anschließend sollten Sie kalkulieren, wie viele Personen Sie zu der Feier einladen. Wichtig ist dabei, dass Sie Ihr Budget nie vollständig einplanen. Grundsätzlich sollten Sie also immer einen Puffer miteinrechnen.

Schritt 2: Die Zuständigkeiten festlegen

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Bei der Planung Ihrer Firmenweihnachtsfeier sollten Sie möglichst strukturiert vorgehen.

Wenn Sie innerhalb eines Teams die Firmenweihnachtsfeier organisieren, sollten Sie anschließend die Zuständigkeitsbereiche aufteilen. Am besten sollten Sie die Aufgaben so verteilen, dass jeder die Aufgabe übernimmt, für die er oder sie am besten geeignet ist. Achten Sie aber auch auf Abwesenheiten wie die Urlaubsplanung oder Geschäftsreisen. Sie sollten nicht mit wichtigen Planungsschritten zusammenfallen.

Schritt 3: Die Gästeliste erstellen

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Sobald Sie Ihr Budget festgelegt haben, können Sie sich daran machen, eine Gästeliste zu erstellen. Dabei sollten Sie klären, wer eine Einladung erhalten soll. Möglichkeiten sind:

• Geschäftspartner
• Geschäftsfreunde und wichtige Business-Kontakte
• Mitarbeiter
• Partner und Kinder der Mitarbeiter
• ehemalige Mitarbeiter
• andere Freunde und Bekannte

Überlegen Sie sich genau, mit wem Sie feiern möchten und warum. Denn die Teilnehmer bestimmen maßgeblich, wie die Atmosphäre der Feier sein wird: Eine Firmenweihnachtsfeier in einem kleinen Familienbetrieb, zu der auch Familienmitglieder eingeladen sind, verlangt nach einer anderen Gestaltung als eine Firmenweihnachtsfeier, an der wichtige Geschäftspartner teilnehmen.

Schritt 4: Einen passenden Termin finden

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Sobald Sie wissen, in welchem Umfang Sie feiern möchten und vor allem, mit wem, sollten Sie sich daran machen, eine Location und einen Termin für Ihre Firmenweihnachtsfeier zu finden. Beide Punkte lassen sich nur schwer voneinander trennen, weil Sie auf die Verfügbarkeit Ihrer Location angewiesen sind, um einen Termin festlegen zu können.Wichtig ist deshalb erst einmal, den groben Zeitrahmen festzulegen, der infrage kommt. Versuchen Sie am besten zwei bis drei Termine zu finden, die infrage kommen. Denn sollte doch etwas gegen Ihren Wunschtermin sprechen, sind Sie mit einem Ausweichtermin gut vorbereitet und müssen sich nicht noch einmal Gedanken machen.

Grundsätzlich gilt dabei: Die Weihnachtsfeier sollte auf jeden Fall in der Adventszeit stattfinden. Wir raten Ihnen aber davon ab, kurz vor dem 24. Dezember zu feiern. Denn in der Woche davor stauen sich meist die Aufgaben und der Stressfaktor ist sehr hoch. Deshalb bietet es sich an, den Termin für Ihre Firmenweihnachtsfeier auf einen Tag vor dem 18. Dezember zu legen.

Außerdem sollten Sie auch die Monatsplanung Ihres Geschäfts berücksichtigen. Legen Sie den Termin zum Beispiel keinesfalls auf einen Tag, an dem die Geschäftsführung nicht teilnehmen kann. Denn wer möchte an einer Feier teilnehmen, bei der der Gastgeber fehlt?

Schritt 5: Die richtige Location finden

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Bei der Wahl der Location für Ihre Firmenweihnachtsfeier sollten Sie auf das Interior und die Atmosphäre achten.

Bei der Wahl der Location für Ihre Firmenweihnachtsfeier haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie feiern in Ihren Geschäftsräumlichkeiten, oder aber Sie mieten eine externe Location wie zum Beispiel eine Bar, ein Restaurant oder eine Galerie.

Grundsätzlich müssen Sie bei der Wahl Ihrer Location zunächst beachten, dass es ausreichend Platz für alle Gäste gibt. Dabei gelten die folgenden Angaben der Versammlungsstättenverordnung, die verschiedene Bundesländer vorgeben:

• Sitzplätze an Tischen: 1 Person je Quadratmeter Grundfläche des Versammlungsraumes
• Sitzplätze in Reihen und für Stehplätze: 2 Personen je Quadratmeter Grundfläche des Versammlungsraumes
• Ausstellungsräume: 1 Person je Quadratmeter Grundfläche des Versammlungsraumes

Wenn Sie sich für eine Feier in Ihren eigenen Räumlichkeiten entscheiden, sollten Sie Folgendes beachten: Zwar zahlen Sie keine Miete wie bei einer externen Location, Sie müssen dann allerdings vollständig das Dekorieren, Aufräumen und gegebenenfalls auch das Putzen im Anschluss selbst übernehmen.

Wenn Sie dagegen eine Location mieten, entfallen diese Punkte. Die Suche nach den richtigen Räumen ist aber nicht immer einfach. Bei der Suche nach den richtigen Örtlichkeiten sollten Sie deshalb die folgenden Punkte beachten:

• Achten Sie auf eine schöne Atmosphäre. Geeignet sind grundsätzlich Locations, die über eine warme und gedimmte Beleuchtung verfügen. Denn schließlich sind weiche Lichter eines der ersten Dinge, die man mit Weihnachten assoziiert. Möchten Sie für festliche Stimmung sorgen, sollten Sie deshalb zum Beispiel helle Halogenleuchten meiden.
• Achten Sie darauf, dass die Location zu Ihren Gästen passt. Wenn Ihre Firma ein sehr gehobenes Auftreten verfolgt, ist zum Beispiel ein Escape Room keine geeigneten Räumlichkeit für Ihre Feier.
• Verzichten Sie keinesfalls auf Sitzgelegenheiten. Zwar ist es nicht unüblich, dass man auf Weihnachtsfeiern häufig steht, Sie sollten Ihren Gästen aber trotzdem die Möglichkeit bieten, sich setzen zu können.
• Überlegen Sie, ob die Location auch mit einem unterhaltsamen Programm verbunden sein soll. Denn wenn Sie Ihren Gästen bei Ihrer Firmenweihnachtsfeier ein besonderes Erlebnis bieten wollen, ist es sinnvoll, die gesamte Feier an demselben Ort abzuhalten. Überlegen Sie sich deshalb genau, was Sie Ihren Gästen bieten möchten und ob der Anbieter die Location auch für die gesamte Firmenweihnachtsfeier zur Verfügung stellt.
• Klären Sie die Frage nach dem Catering. Wird der Anbieter das Catering stellen oder nicht? Wenn nicht, müssen Sie diesen Punkt in Ihre Planung einbeziehen.

6–8 Wochen vorher

Ungefähr zwei Monate vor Ihrer Firmenfeier sollten Sie sich um die restlichen Aufgaben kümmern, die bei der Planung anfallen: also um die Themen Einladungskarten, Verpflegung, Unterhaltung und Dekoration.

Schritt 6: Für Verpflegung sorgen

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Bei der Verpflegung für Ihre Firmenweihnachtsfeier können Sie zwischen einem einfachen Büffet und einem gemeinsamen Abendessen wählen.

Was wäre eine Weihnachtsfeier ohne die richtige Verpflegung? Damit Sie Ihre Gäste richtig bewirten können und sich alle auf Ihrer Firmenweihnachtsfeier wohl und umsorgt fühlen, spielt das Thema Essen und Trinken eine wichtige Rolle. Dabei haben Sie prinzipiell zwei bis drei Möglichkeiten:

• Eine Möglichkeit besteht darin, die Firmenweihnachtsfeier in einem Restaurant oder einer Bar zu feiern, die auch für die Verpflegung sorgt. Diese Option ist besonders geeignet, wenn auch Geschäftspartner oder -freunde an der Feier teilnehmen sollen. Wenn Sie einen besonders professionellen Eindruck hinterlassen und Ihre Gäste auch kulinarisch beeindrucken möchten, ist diese Wahl die richtige für Sie.
• Alternativ können Sie aber auch ein Catering mit einem Büffet beauftragen. Diese Option ist sowohl bei externen Locations möglich, die keinen solchen Service anbieten, als auch für die Firmenweihnachtsfeier in Ihren eigenen Räumlichkeiten. Mit einem Büffet können Sie kaum etwas falsch machen. Wichtig ist nur, dass Sie darauf achten, eine gewisse Varianz anzubieten. Hierbei sollten Sie keinesfalls vergessen für ausreichend Besteck, Teller und Gläser zu sorgen.
• Wenn Sie in einem sehr kleinen Kreis feiern und Ihr Arbeitsumfeld fast schon freundschaftlich ist, können alle Gäste etwas Kleines mitbringen: Das können Sekt, Punsch, Plätzchen oder auch Maronen sein. Alternativ können Sie auch gemeinsam ein Weihnachtsdinner kochen. Der Vorteil: Ihre Feier wird sehr behaglich und ungezwungen. Gleichzeitig ist das eine sehr kostengünstige Variante. Für diese Option sollten Sie sich aber nur entscheiden, wenn Sie in einem sehr engen Kreis feiern, in dem man sich schon gut kennt. Sobald Geschäftspartner an der Feier teilnehmen, sollten Sie diese Option ausschließen.

Aber ganz gleich, für welche der genannten Möglichkeiten Sie sich entscheiden, die folgenden Punkte sollten Sie immer beachten:

• Erkundigen Sie sich vorab über Lebensmittelallergien, damit Sie Ihren Gästen nichts servieren, das sie nicht vertragen. Sonst kann es passieren, dass ihnen die Firmenweihnachtsfeier nicht gut im Gedächtnis bleibt.
• Achten Sie darauf, auch vegetarische Speisen und nicht-alkoholische Getränke
• Wenn Sie auf Ihrer Feier Getränke vorab bestellen: Bei dem Anbieter getraenkewelt.de können Sie berechnen, wie viele Getränke Sie benötigen.
• Wenn auch Kinder eingeladen sind: Denken Sie auch daran, Gerichte oder Speisen anzubieten, die auch Kinder gerne essen.

Sobald Sie sich für eine der Varianten entschieden haben, sollten Sie gegebenenfalls schriftliche Kostenvoranschläge einholen und die entsprechende Option verbindlich buchen.

Schritt 7: Einladungskarten vorbereiten und verschicken

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Sobald Sie eine Zusage für Location und Catering haben, können Sie die Einladungen verschicken. Dafür orientieren Sie sich an der Gästeliste, die Sie anfangs erstellt haben. Denn das Versenden von Einladungen wirkt viel persönlicher und verbindlicher als eine E-Mail oder ein Eintrag im Intranet. Die Einladungen können Sie direkt am Arbeitsplatz verteilen oder an externe Gäste per Post verschicken.

Bei der Gestaltung der Einladungskarten ist es natürlich wichtig, ein festliches Motiv zu wählen. Die folgenden Kartendesigns eignen sich ideal für geschäftliche Weihnachtsfeiern, denn alle Designs sind schlicht, aber dennoch hochwertig gestaltet:

Christmas Dream Zur Karte >

Funkelnder Stern Zur Karte >

Träumerei Zur Karte >

In unserem Onlineshop finden Sie weitere Weihnachtskarten, die sich speziell für geschäftliche Weihnachtsfeiern eignen. Ihre Vorteile: Die Karten des RAAB-Verlags sind klimaneutral gedruckt und Sie können sie persönlich gestalten. Bis zum 29. Oktober 2018 erhalten Sie übrigens 20 Prozent Rabatt auf Ihre Bestellung für Weihnachtskarten!

Beim Verfassen Ihres Einladungstextes sollten Sie die folgenden Punkte nicht vergessen:

• Beim Verfassen Ihres Textes sollten Sie einen individuellen Text schreiben. Diesen können Sie zum Beispiel mit einem passenden Weihnachtsspruch für geschäftliche Einladungen
• Prüfen Sie, ob die Adressen Ihrer Kontakte aktuell sind.
• Geben Sie in der Einladung Ihre eigenen Kontaktdaten an.
• Nennen Sie die wichtigsten Informationen (Zeit, Ort und weitere besondere Angaben wie einen Dresscode, falls vorhanden).
• Bitten Sie um eine zeitnahe Zu- oder Absage.

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Wenn Ihnen alle geladenen Gäste zu- oder abgesagt haben, sollten Sie gegebenenfalls den Caterer oder den Gastronomen über Ihren genauen Bedarf informieren. Kümmern Sie sich möglichst früh darum, damit Ihre Bestellungen noch angepasst werden können.

Schritt 8: Für Unterhaltung sorgen

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Mit der richtigen Unterhaltung wird Ihre Firmenweihnachtsfeier ein ganz besonderes Fest.

Beim Thema Unterhaltung kommt es auf den Umfang Ihrer Firmenweihnachtsfeier und Ihre eigenen Ansprüche an. Zwar sind beispielsweise die klassische Rede der Geschäftsführung zum Jahresabschluss oder auch Hintergrundmusik feste Punkte, auf die Sie nicht verzichten sollten. Dennoch können Sie frei entscheiden, ob Sie besondere Programmpunkte einbauen wollen, oder darauf verzichten. Wichtig ist aber auf jeden Fall, dass Ihre Ideen mit der Location vereinbar sind.

Entscheiden Sie sich dafür, gibt es verschiedenste Möglichkeiten, Ihre Firmenweihnachtsfeier unterhaltsam zu gestalten. Hier eine Auswahl an möglichen Ideen:

• gemeinsame Aktivitäten: Dazu gehören zum Beispiel gemeinsame Spiele oder besondere Unternehmungen wie eine Weihnachtsmarkt-Rallye, der Besuch eines Escape Rooms oder das gemeinsame Herstellen von Schokolade. Dafür eignen sich aber nur Feiern, an denen ausschließlich interne Mitarbeiter teilnehmen. Denn ein großer Vorteil ist, dass hierbei vor allem Miteinander und Gemeinschaftsgefühl gestärkt werden.
• ausgefallene Aktivitäten: Sie eignen sich besonders gut, wenn Sie Ihren Mitarbeitern und Geschäftsfreunden etwas bieten wollen. Möglich sind zum Beispiel eine feine Glühweinverkostung, ein festliches Dinner in einem beeindruckenden Rittersaal oder eine Hundeschlittenfahrt.
• unterhaltsame Extras: Wenn Sie auf Ihrer Weihnachtsfeier für eine lockere Atmosphäre sorgen möchten, können schon einfache Maßnahmen wie eine Foto-Ecke mit besonderen Accessoires oder auch eine Candy-Bar für eine schöne und lustige Stimmung auf Ihrer Firmenfeier sorgen.

2–4 Wochen vorher

Nun befinden Sie sich in der finalen Planungsphase: Sie müssen sich jetzt nur noch um die passende Weihnachtsdeko kümmern!

Schritt 9: Weihnachtliche Deko organisieren

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Dauer: • •

Sofern Sie keine externe Location nutzen, sollten Sie Ihre Räumlichkeiten dekorieren und dafür die passenden Extras besorgen. Denn für eine festliche Stimmung ist die richtige Dekoration unverzichtbar. Mögliche Elemente, die infrage kommen, sind:

• Lichterketten
• Tannen- oder Eukalyptuszweige
• Zimtstangen
• rote Beerenzweige
• Weihnachtskugeln
• Kiefernzapfen
• sternförmige Deko-Elemente

Zeit, zu feiern!

Sobald Ihre Planung vollendet ist, können Sie sich mit Ihren Kollegen gebührend auf Ihrer Firmenweihnachtsfeier vergnügen und auf Ihr gemeinsames Firmenjahr zurückblicken. Vor allem wünschen wir Ihnen aber viel Spaß und Freude bei Ihrem gemeinsamen Weihnachtsfest!

Bildnachweis: Titelbild: © gettyimages/fstop123, Bild 1: © gettyimages/Milkos, Bild 2: © gettyimages/Dziggyfoto, Bild 3: © gettyimages/Boris_Kuznets, Bild 4: © gettyimages/monkeybusinessimages, Kartendesigns: © RAAB-Verlag.